Kommunen svarer ikke – sagsbehandlingstid og frister

Find først ud af, hvilken frist der gælder

Begynd med at skelne mellem tre ting:

1. en særlig frist, som står direkte i lovgivningen,
2. kommunens offentliggjorte sagsbehandlingsfrist efter retssikkerhedsloven,
3. den almindelige forvaltningsretlige regel om, at en sag skal behandles inden for rimelig tid.

De tre ting er ikke det samme.

Hvis der findes en særlig lovbestemt frist for netop din sagstype, skal den regel vurderes først.

Hvis din sag hører under retssikkerhedsloven, skal kommunen derudover have offentliggjort generelle frister for de relevante ansøgningssager.

På andre områder findes der ikke nødvendigvis en konkret uge- eller månedsfrist.

Kommunens frister på socialområdet

Efter retssikkerhedslovens § 3, stk. 1, skal kommunen behandle spørgsmål om hjælp så hurtigt som muligt.

Kommunen skal efter § 3, stk. 2, på de enkelte relevante sagsområder fastsætte frister for:

hvor lang tid der må gå fra modtagelsen af ansøgningen, til afgørelsen skal være truffet.

Fristerne skal offentliggøres.

Det betyder, at du normalt skal kunne finde kommunens gældende sagsbehandlingsfrist og bruge den til at få et første billede af, hvornår du kan forvente en afgørelse.

Kommunen behøver ikke nødvendigvis have én særskilt frist ud for hver eneste paragraf.

Men offentliggørelsen skal være tilstrækkelig klar til, at det er muligt at finde den frist, som gælder for den konkrete type ansøgning.

Hvornår begynder fristen at løbe?

Retssikkerhedslovens § 3, stk. 2, tager udgangspunkt i den dag, kommunen modtager ansøgningen.

Fristen begynder derfor ikke generelt først den dag, hvor kommunen mener, at sagen er fuldt oplyst.

Det kan være nødvendigt at indhente:

• lægelige oplysninger,
• udtalelser,
• økonomiske oplysninger,
• faglige vurderinger,
• eller anden dokumentation.

Det kan forklare, hvorfor en konkret sag tager længere tid.

Men kommunen kan ikke generelt flytte selve starttidspunktet for den offentliggjorte §3-frist frem til det tidspunkt, hvor al dokumentation foreligger.

Hvis yderligere undersøgelser gør, at kommunen ikke kan overholde fristen, skal kommunen i stedet håndtere det efter reglerne om fristoverskridelse og information til ansøgeren.

Hvad hvis kommunen ikke kan overholde fristen?

Hvis kommunen ikke kan træffe afgørelse inden den offentliggjorte frist i din konkrete sag, skal du have skriftlig besked.

Beskeden skal fortælle, hvornår du kan forvente en afgørelse.

Det er derfor ikke tilstrækkeligt blot at lade fristen passere uden forklaring.

Hvis kommunen senere heller ikke kan overholde den nye forventede tid, bør du igen orienteres.

Den nye forventning bør være realistisk.

Betyder en overskredet frist, at du automatisk får medhold?

Nej.

Hvis kommunen overskrider sagsbehandlingsfristen, betyder det ikke automatisk:

• at ansøgningen er godkendt,
• at du får den søgte hjælp,
• eller at kommunen har truffet et stiltiende afslag.

Kommunen skal stadig tage stilling til, om de materielle betingelser for hjælpen er opfyldt.

Overskridelsen kan være en fejl i sagsbehandlingen, men den afgør ikke i sig selv resultatet.

I helt ekstraordinære tilfælde kan meget langvarig myndighedspassivitet efter praksis få en anden juridisk betydning.

Du bør dog ikke gå ud fra, at en overskredet kommunal frist i sig selv kan behandles som et afslag.

Hvis Ankestyrelsen har hjemvist sagen

En hjemvisning betyder, at Ankestyrelsen sender sagen tilbage til kommunen til ny behandling og afgørelse.

For afgørelser efter:

• serviceloven,
• barnets lov,
• ældreloven

fastslår retssikkerhedslovens § 3 a, at kommunens frister efter § 3, stk. 2, også gælder ved behandlingen af hjemviste sager.

Fristen regnes fra kommunens modtagelse af Ankestyrelsens afgørelse.

Kommunen kan derfor ikke placere en hjemvist sag i et ubestemt venteforløb uden at forholde sig til sagsbehandlingsfristen.

Hvad gælder uden for retssikkerhedslovens fristsystem?

Der findes ikke i forvaltningsloven en generel regel om, at alle myndighedssager skal afgøres inden et bestemt antal uger eller måneder.

Det følger derimod af god forvaltningsskik, at myndigheder skal behandle sager inden for rimelig tid og ikke lade dem trække unødigt ud.

Hvad der er rimeligt afhænger blandt andet af:

• sagens karakter,
• hvor kompliceret sagen er,
• hvilke undersøgelser der er nødvendige,
• om myndigheden løbende arbejder på sagen,
• den normale sagsbehandlingstid for sagstypen,
• og hvor hastende sagen er for borgeren.

Der er derfor forskel på:

“Der findes ingen fast lovbestemt frist”

og:

“myndigheden kan bruge så lang tid, den vil”.

Det sidste er ikke korrekt.

Skal myndigheden svare inden en måned?

En måned bliver ofte omtalt som en frist.

Det kræver en vigtig præcisering.

Efter de almindelige forvaltningsretlige retningslinjer bør en part som udgangspunkt have et svar inden en måned, hvis der ikke gælder en særlig svarfrist.

Hvis sagen kan afgøres inden da, er svaret afgørelsen.

Hvis sagen ikke kan afgøres, bør myndigheden give et foreløbigt svar og så vidt muligt oplyse:

• hvad sagen beror på,
• og hvornår en afgørelse kan forventes.

Det er et princip om god forvaltningsskik og sagsbehandling.

Det er ikke en universel lovregel om, at enhver offentlig sag skal være endeligt afgjort efter én måned.

Skal du have løbende besked?

Hvis myndigheden har oplyst, at sagen forventes afgjort på et bestemt tidspunkt, og dette senere ikke kan overholdes, bør myndigheden give dig en ny realistisk forventning.

Hvis myndigheden slet ikke har oplyst en forventet sagsbehandlingstid, følger det af Ombudsmandens praksis, at parten som udgangspunkt bør orienteres med passende mellemrum.

Ombudsmandens aktuelle myndighedsguide angiver som udgangspunkt underretning hver tredje måned i denne situation.

Hvis du selv sender en rimeligt begrundet rykker, bør den normalt besvares hurtigt med oplysninger om:

• hvad sagen beror på,
• og så vidt muligt hvornår afgørelsen forventes.

Sådan kan du rykke kommunen

En rykker behøver ikke være lang.

Det vigtigste er at gøre det klart, hvilken sag du spørger til, og hvilke oplysninger du ønsker.

Du kan eksempelvis bede kommunen oplyse:

1. hvilken offentliggjort sagsbehandlingsfrist der gælder,
2. hvilken dato kommunen regner fristen fra,
3. hvad sagen aktuelt afventer,
4. om kommunen mangler noget fra dig,
5. hvornår kommunen konkret forventer at træffe afgørelse.

Send gerne henvendelsen skriftligt, så du senere kan dokumentere, hvornår du rykkede, og hvad kommunen svarede.

Kan du klage til Ankestyrelsen, mens sagen står stille?

Som hovedregel ikke alene over §3-fristen, før kommunen har truffet afgørelse i hovedsagen.

Ankestyrelsens principmeddelelse 49-16 fastslår, at Ankestyrelsen kan behandle en klage over manglende overholdelse af kommunens offentliggjorte sagsbehandlingsfrist, men først når der er truffet afgørelse i den konkrete sag.

Når afgørelsen foreligger, kan du efter reglerne klage over fristoverskridelsen i forbindelse med klagesagen.

Du kan også begrænse klagen til spørgsmålet om fristen.

Ankestyrelsen prøver i dette spor blandt andet, om kommunen har offentliggjort en relevant frist, og om du har fået den nødvendige besked, hvis fristen ikke kunne overholdes.

Ankestyrelsen tager derimod ikke i denne klageform generelt stilling til, om kommunens offentliggjorte frist burde have været kortere.

Hvad kan du gøre, før der er truffet afgørelse?

Hvis sagen endnu ikke er afgjort, kan du blandt andet:

• rykke den ansvarlige afdeling skriftligt,
• bede om en konkret status og forventet afgørelsesdato,
• tage sagen op med en ansvarlig leder,
• kontakte kommunens borgerrådgiver, hvis kommunen har en sådan ordning,
• og i relevante tilfælde klage over sagsbehandlingstiden til Folketingets Ombudsmand.

Det er ikke en fast klagetrappe.

Hvilket spor der giver mening, afhænger af problemet.

Borgerrådgiveren kan normalt ikke selv træffe den materielle afgørelse.

En henvendelse om sagsbehandlingstid ændrer heller ikke automatisk en eventuel klagefrist, hvis kommunen allerede har truffet andre afgørelser i sagen.

Folketingets Ombudsmand og lang sagsbehandlingstid

Du kan klage til Folketingets Ombudsmand over lang sagsbehandlingstid, selv om myndigheden endnu ikke har truffet den endelige afgørelse.

Du skal normalt først selv have rykket myndigheden for svar.

Hvis der findes andre relevante muligheder for at klage over selve sagsbehandlingstiden, skal de også som udgangspunkt være brugt.

Det er nyttigt at gemme:

• din oprindelige ansøgning eller henvendelse,
• kvitteringer,
• kommunens meddelelser om sagsbehandlingstid,
• dine rykkere,
• og kommunens svar.

Ombudsmanden kan kritisere myndighedens sagsbehandling og bede myndigheden behandle sagen eller overveje den igen.

Ombudsmanden træffer ikke selv afgørelse om, at du skal have den ydelse eller støtte, du har søgt om.

Hvis kommunen endelig træffer afgørelse

Når afgørelsen kommer, skal du skelne mellem to spørgsmål:

Er du uenig i resultatet?

eller:

Er problemet, at kommunen brugte for lang tid på sagen?

De to spørgsmål kan godt eksistere samtidig.

Hvis du mener, at resultatet er forkert, skal du følge den klagevej og klagefrist, der gælder for den konkrete afgørelse.

Hvis du også vil klage over manglende overholdelse af kommunens sagsbehandlingsfrist, kan dette efter reglerne tages op som et selvstændigt formalitetsspørgsmål i forbindelse med klagen.

Læs også:

Klage over en afgørelse.