Aktindsigt i din sag

Hvilken type indsigt har du brug for?

Der findes flere regler om adgang til oplysninger hos offentlige myndigheder. De overlapper til dels, men de er ikke det samme.

Partsaktindsigt

Er du part i en sag, hvor myndigheden har eller vil træffe en afgørelse, er forvaltningslovens regler om partsaktindsigt normalt det centrale udgangspunkt. Det vil for eksempel ofte være tilfældet, hvis du selv har søgt kommunen om støtte, og kommunen skal træffe afgørelse om din ansøgning.

Offentlighedsaktindsigt

Offentlighedsloven giver som udgangspunkt enhver mulighed for at søge aktindsigt hos offentlige myndigheder. Du behøver derfor ikke være part i sagen. Offentlighedsloven har sine egne regler om, hvilke dokumenter og oplysninger der kan udleveres og undtages.

Indsigt efter GDPR

Databeskyttelsesreglerne giver dig ret til indsigt i personoplysninger, der behandles om dig, og en række oplysninger om selve behandlingen. Det er ikke det samme som en almindelig ret til at få hele myndighedens sagsmappe.

Hvis dit formål er at se materialet i en afgørelsessag, hvor du er part, vil partsaktindsigt derfor ofte være det naturlige sted at begynde.

Er du altid part, hvis sagen handler om dig?

Nej. Partsstatus afhænger af den konkrete sag.

Den, der søger om en ydelse, eller som en afgørelse direkte skal rette sig mod, vil typisk være part. Andre kan også være parter, hvis de har en væsentlig, individuel og retlig interesse i sagen.

I nogle sager kan det derfor kræve en konkret vurdering, om du er part.

Sådan beder du om aktindsigt i din egen sag

Du behøver ikke formulere en juridisk avanceret anmodning.

Ved partsaktindsigt skal myndigheden kunne identificere den sag, du ønsker indsigt i. Du behøver normalt hverken kende journalnummeret eller liste hvert enkelt dokument.

Du kan for eksempel skrive:

Jeg beder om partsaktindsigt i min sag om [emne]. Jeg ønsker sagens dokumenter samt journal-/aktoversigten.

Hvis du er i tvivl om, hvilke sager eller dokumenter myndigheden har registreret, kan du beskrive emnet og eventuelt perioden så konkret, som du kan.

Det kan være en fordel at sende anmodningen skriftligt, for eksempel via Digital Post, så du efterfølgende kan dokumentere, hvornår du bad om aktindsigt. Skriftlighed er ikke i sig selv et almindeligt krav for at bede om partsaktindsigt.

Hvis dit formål er at forberede dig til et møde med kommunen, kan det være en god idé at bede om materialet i god tid før mødet.

Hvad kan du normalt få adgang til?

Ved partsaktindsigt er udgangspunktet bredt: retten omfatter sagens dokumenter og indførelser i journaler, registre og andre fortegnelser om dokumenterne.

Det betyder ikke, at alle dokumenter nødvendigvis udleveres uden overstregninger. Reglerne indeholder flere undtagelser.

Dokumenter, mails og journaloplysninger

Det afgørende er ikke, om et dokument er et traditionelt brev.

En e-mail kan også være et dokument i sagen. Det samme kan forskellige notater og andre elektroniske dokumenter.

Om et bestemt dokument skal udleveres, afhænger blandt andet af, om det vedrører sagen, og om en af undtagelsesreglerne finder anvendelse.

Et dokument falder heller ikke automatisk uden for aktindsigten, blot fordi det ikke står på en journaloversigt. Om dokumentet faktisk vedrører sagen, er et selvstændigt spørgsmål.

Bed om journal- eller aktoversigten

Når du vil forstå, hvad myndigheden har i sagen, er journal- eller aktoversigten ofte et godt sted at begynde.

Oversigten kan hjælpe dig med at se:

• hvilke dokumenter der er registreret,
• hvornår de er oprettet eller modtaget,
• om der er materiale, du ikke har modtaget,
• og om bestemte dokumenter ser ud til at være undtaget.

Hvis du forventer et bestemt dokument, men ikke kan finde det i materialet, er det lettere at spørge præcist ind til det, når du har overblikket over sagens akter.

Hvad kan myndigheden undtage?

Retten til partsaktindsigt er bred, men den er ikke ubegrænset.

Der findes regler, som kan beskytte bestemte dokumenter eller oplysninger. Det kan blandt andet være relevant ved interne dokumenter og ved oplysninger, hvor væsentlige private eller offentlige interesser taler imod udlevering.

Myndigheden skal anvende de konkrete undtagelsesregler. Den kan ikke nøjes med at kalde materiale “internt” eller “fortroligt” og på den baggrund holde hele materialet tilbage.

Interne dokumenter kan være undtaget

En myndigheds interne arbejdsdokumenter er som udgangspunkt undtaget fra partsaktindsigt.

Et centralt spørgsmål er, om dokumentet er blevet inden for den samme myndighed. Hvis et internt dokument bliver afgivet til en udenforstående, kan det som udgangspunkt miste sin interne karakter. Der findes dog situationer, hvor det fortsat kan være internt, selv om det er blevet afgivet, for eksempel ved bestemte videregivelser af retlige grunde.

Der findes desuden særlige regler om visse interne dokumenter i endelig form.

Derfor kan man ikke afgøre spørgsmålet alene ud fra dokumentets titel.

Men oplysninger i et internt dokument kan stadig skulle udleveres

Selv om selve dokumentet kan undtages som internt, kan myndigheden være forpligtet til at udlevere bestemte oplysninger fra dokumentet.

Det gælder blandt andet relevante oplysninger om sagens faktiske grundlag og i visse tilfælde faglige vurderinger efter reglerne om ekstrahering.

Hvis kommunen for eksempel har skrevet en intern note, der både indeholder interne overvejelser og nye faktiske oplysninger, som er relevante for afgørelsen, er spørgsmålet derfor ikke nødvendigvis løst ved at konstatere, at dokumentet er internt.

Myndigheden skal også forholde sig til, om der kan gives mere indsigt end det minimum, som loven kræver, inden for rammerne af reglerne om meroffentlighed.

Oplysninger om andre kan blive beskyttet

Din sag kan indeholde oplysninger om andre mennesker.

Det kan være familiemedlemmer, fagpersoner, andre private personer eller personer, som har givet oplysninger til myndigheden.

I nogle situationer kan hensynet til andre begrænse din adgang til bestemte oplysninger. Det betyder ikke nødvendigvis, at hele dokumentet kan undtages. Myndigheden skal tage stilling til, om dele af dokumentet kan udleveres.

I børnesager kan der opstå særlige spørgsmål om blandt andet identiteten på en person, der har underrettet kommunen. Det emne er behandlet nærmere i guiden om underretning om dit barn.

Hvor hurtigt skal du have svar?

Ved partsaktindsigt skal myndigheden behandle anmodningen snarest.

Udgangspunktet er, at den skal være færdigbehandlet inden 7 arbejdsdage efter, at myndigheden har modtaget den.

Det er ikke det samme som 7 kalenderdage. Weekender og helligdage tæller ikke med som arbejdsdage.

En omfattende eller juridisk kompleks aktindsigtsanmodning kan undtagelsesvis tage længere tid. Hvis myndigheden ikke kan færdigbehandle den inden 7 arbejdsdage, skal du have besked om:

• hvorfor fristen ikke kan overholdes,
• og hvornår myndigheden forventer at være færdig.

De 7 arbejdsdage er derfor ikke blot et tidspunkt, hvor myndigheden kan nøjes med at bekræfte modtagelsen.

Vær opmærksom på, at andre former for indsigt kan have andre frister. GDPR-indsigt følger eksempelvis som udgangspunkt en frist på én måned.

Kan du få aktindsigt, mens sagen stadig behandles?

Ja. Du behøver ikke vente på kommunens afgørelse.

Partsaktindsigt kan begæres både under sagens behandling og efter, at afgørelsen er truffet.

Hvis du får aktindsigt under behandlingen, kan materialet blandt andet hjælpe dig med at kontrollere, om myndighedens oplysninger er korrekte og dækkende, før afgørelsen bliver truffet.

Afgørelsen skal som udgangspunkt vente

Hvis du som part beder om aktindsigt under sagens behandling, og du har ret til den aktindsigt, du har bedt om, skal myndigheden som udgangspunkt udsætte afgørelsen, indtil du har fået mulighed for at gennemgå dokumenterne.

Reglen har undtagelser. Det kan blandt andet være relevant, hvis en udsættelse vil medføre, at en lovbestemt frist for afgørelsen overskrides, eller hvis væsentlige offentlige eller private hensyn taler imod udsættelsen.

Du bør derfor ikke formulere det som en ubetinget ret til selv at “stoppe sagen”.

Du kan bede om aktindsigt igen

Der kan komme nye dokumenter til, mens en sag behandles.

Du kan derfor bede om aktindsigt igen. I visse længerevarende og tæt sammenhængende sagsforløb kan løbende partsaktindsigt være relevant.

Det betyder ikke nødvendigvis, at kommunen automatisk skal sende dig en kopi, hver gang en sagsbehandler opretter en ny note. Omfanget må vurderes ud fra det konkrete sagsforløb.

I en børnefaglig undersøgelse eller et andet længere myndighedsforløb kan det derfor give mening at overveje, om du har behov for en ny aktindsigt senere i processen.

Aktindsigt er ikke det samme som partshøring

Aktindsigt og partshøring har forskellige funktioner.

Aktindsigt handler om din adgang til sagens materiale. Det er som udgangspunkt dig, der beder om indsigt.

Partshøring handler om myndighedens pligt til i bestemte situationer at give dig mulighed for at kommentere oplysninger eller vurderinger, før den træffer afgørelse.

At du har fået aktindsigt, betyder derfor ikke i sig selv, at myndigheden har opfyldt enhver pligt til partshøring.

Og omvendt er det materiale, du bliver partshørt over, ikke nødvendigvis det samme som hele det materiale, du kan få adgang til ved partsaktindsigt.

Hvad gør du, hvis der mangler dokumenter?

Hvis du får aktindsigten og stadig mener, at noget mangler, er det nyttigt først at afklare, hvad der faktisk er sket.

Se journal- eller aktoversigten igennem og sammenhold den med det materiale, du har modtaget.

Hvis du savner et bestemt dokument, kan du spørge myndigheden konkret, for eksempel:

• om dokumentet findes i sagen,
• om det er blevet overset ved udleveringen,
• om myndigheden har undtaget dokumentet eller dele af det,
• og i så fald efter hvilken regel.

Det er vigtigt at skelne mellem fire situationer:

• Dokumentet findes og skulle have været udleveret.
  Der kan være tale om en fejl eller en ufuldstændig aktindsigt.
• Dokumentet findes, men er undtaget.
  Så skal spørgsmålet vurderes efter reglerne om undtagelse fra aktindsigt.
• Dokumentet findes slet ikke.
  Aktindsigt kan ikke i sig selv skabe et dokument, der ikke eksisterer.
• Du mener, at myndigheden burde have skrevet et notat.
  Det er et andet juridisk spørgsmål. Aktindsigt fortæller dig, hvad der findes; reglerne om notatpligt handler blandt andet om, hvad myndigheden i bestemte situationer har pligt til at notere.

Hvis du mener, at en vigtig oplysning om sagen er forkert eller mangler, kan du også gøre myndigheden opmærksom på det. Aktindsigt bruges netop ofte til at kontrollere det faktiske grundlag, før der bliver truffet afgørelse.

Hvad gør du, hvis du får afslag?

Et afslag kan være fuldstændigt eller kun vedrøre bestemte dokumenter eller oplysninger.

Hvis du ikke får fuld aktindsigt, bør du kunne se, hvorfor materialet er undtaget, og hvilket juridisk grundlag myndigheden bygger afgørelsen på.

Læs derfor:

1. hvilke dokumenter eller oplysninger der er undtaget,
2. hvilken regel myndigheden henviser til,
3. om dele af dokumentet alligevel er udleveret,
4. og hvilken klagevejledning du har fået.

En afgørelse om partsaktindsigt kan behandles og påklages særskilt fra selve afgørelsen i din hovedsag.

Efter de almindelige regler er klageinstansen for partsaktindsigt den myndighed, som er klageinstans for afgørelsen i hovedsagen. Men du bør ikke automatisk bruge hovedsagens klagefrist eller klageprocedure. Der kan gælde andre regler for aktindsigtsafgørelsen, og særlige regler kan gælde på enkelte områder.

Følg derfor klagevejledningen i selve aktindsigtsafgørelsen.

Hvis du samtidig skal klage over afgørelsen i hovedsagen, skal du være opmærksom på klagefristen. Se guiden om klage over en afgørelse.

Hvad er forskellen på aktindsigt og GDPR-indsigt?

Det er let at blande reglerne sammen, fordi begge kan give dig adgang til oplysninger om dig selv.

Men formålet og rækkevidden er forskellige.

Ved partsaktindsigt er udgangspunktet sagens dokumenter og journaloplysninger i den afgørelsessag, hvor du er part.

Ved GDPR-indsigt er udgangspunktet de personoplysninger, som myndigheden behandler om dig. Du har også ret til en kopi af personoplysningerne og forskellige oplysninger om behandlingen, for eksempel formål og kategorier af oplysninger.

GDPR giver derfor ikke automatisk ret til en uredigeret kopi af hvert dokument, hvor dit navn står.

Omvendt kan databeskyttelsesreglerne være relevante, hvis dit egentlige spørgsmål er, hvilke personoplysninger en myndighed eller anden dataansvarlig behandler om dig – også uden for en bestemt afgørelsessag.

Fristen er også forskellig:

• Partsaktindsigt: som udgangspunkt senest 7 arbejdsdage.
• GDPR-indsigt: uden unødig forsinkelse og som udgangspunkt senest én måned.

Hvis en GDPR-anmodning er kompleks eller omfatter mange oplysninger, kan fristen under betingelserne i databeskyttelsesreglerne forlænges med op til yderligere to måneder. Du skal i så fald have besked om forlængelsen og årsagen inden udløbet af den første måned.

Et afslag på GDPR-indsigt følger et andet klagespor end partsaktindsigt. Klager over databeskyttelsesrettigheder kan indbringes for Datatilsynet.