Afgørelse fra kommunen – hvad skal den indeholde, og hvordan skal den begrundes?

Er det en afgørelse?

En afgørelse er en myndigheds beslutning om, hvad der er eller skal være ret i et konkret tilfælde.

Det kan eksempelvis være:

• et afslag,
• en bevilling,
• en nedsættelse af eksisterende støtte,
• et ophør af en ydelse,
• en afgørelse om omfanget af hjælp,
• eller en anden bindende beslutning om din retsstilling.

Det afgørende er ikke, hvad kommunen kalder meddelelsen.

En mail med overskriften “orientering” kan efter omstændighederne indeholde en afgørelse.

Omvendt bliver enhver besked ikke en afgørelse, bare fordi den har stor praktisk betydning.

Hvad er ikke nødvendigvis en afgørelse?

Myndigheder foretager også mange handlinger og træffer mange beslutninger undervejs, som ikke er afgørelser i forvaltningslovens forstand.

Det kan eksempelvis være:

• almindelig vejledning,
• indhentelse af oplysninger,
• beslutning om næste sagsbehandlingsskridt,
• faktisk hjælp eller behandling,
• eller andre procesledende dispositioner.

Grænsen kan være vanskelig.

Hvis kommunen reelt har taget endelig stilling til din ret eller pligt, kan der være tale om en afgørelse, selv om kommunen bruger et andet ord.

Hvis du er i tvivl, kan du derfor bede kommunen præcisere:

“Har kommunen truffet en afgørelse i min sag?”

Skal afgørelsen være skriftlig?

Forvaltningsloven indeholder ikke en generel regel om, at enhver afgørelse altid skal meddeles skriftligt.

På mange områder følger krav om skriftlighed imidlertid af særlige regler eller af god forvaltningsskik.

Særligt når en afgørelse er indgribende eller har stor betydning for borgerens rettigheder, taler stærke retssikkerhedshensyn for en klar skriftlig afgørelse.

Hvis afgørelsen meddeles skriftligt, og du ikke får fuldt ud medhold, skal den efter forvaltningslovens § 22 være ledsaget af en begrundelse.

Hvis kommunen kun gav dig afgørelsen mundtligt

En mundtlig afgørelse er ikke alene af den grund ugyldig.

Men hvis du ikke har fået fuldt ud medhold, kan du efter forvaltningslovens § 23 kræve en skriftlig begrundelse.

Hvis du vil være sikker på den lovbestemte ret efter § 23, skal du bede om begrundelsen inden 14 dage efter, at du fik besked om afgørelsen.

Myndigheden skal besvare anmodningen snarest muligt.

Hvis myndigheden ikke har givet dig begrundelsen inden 14 dage efter modtagelsen af din anmodning, skal den fortælle:

• hvorfor svaret er forsinket,
• og hvornår du kan forvente begrundelsen.

At du beder om en skriftlig begrundelse, betyder ikke i sig selv, at afgørelsens virkning bliver sat på pause.

Læs også: Sagsbehandlingstid.

Hvad skal en begrundelse forklare?

En begrundelse skal gøre det muligt at forstå, hvorfor afgørelsen har fået det konkrete resultat.

Det er ikke nok blot at skrive:

“Betingelserne er ikke opfyldt.”

eller:

“Efter en samlet vurdering giver vi afslag.”

En brugbar begrundelse skal forbinde:

• reglerne,
• de væsentlige oplysninger,
• og kommunens konkrete vurdering.

1. Hvilke regler har kommunen brugt?

Begrundelsen skal henvise til de retsregler, som afgørelsen bygger på.

Det betyder, at du skal kunne se det juridiske grundlag for resultatet.

På et område med flere forskellige støtteordninger kan dette være særligt vigtigt.

Hvis kommunen eksempelvis mener, at du ikke er omfattet af en bestemt personkreds, bør det være muligt at se, hvilken regel og hvilke betingelser kommunen har anvendt.

En paragrafhenvisning gør dog ikke alene en begrundelse tilstrækkelig.

Kommunen skal også forklare, hvordan reglerne er anvendt på din konkrete sag.

2. Hvilke oplysninger har kommunen lagt vægt på?

Begrundelsen skal i nødvendigt omfang redegøre for de faktiske oplysninger, som kommunen har tillagt væsentlig betydning.

Det kan eksempelvis være:

• lægelige oplysninger,
• barnets funktionsniveau,
• en PPV,
• oplysninger fra skole eller botilbud,
• kommunens observationer,
• oplysninger om din hverdag,
• allerede bevilget støtte,
• eller andre konkrete faktiske forhold.

Det er ikke nødvendigt at gengive hele sagen.

Men du skal kunne forstå, hvilke centrale fakta der har været afgørende for resultatet.

3. Hvilken vurdering har kommunen foretaget?

Mange socialretlige og offentligretlige regler kræver en konkret vurdering.

Hvis afgørelsen beror på et administrativt skøn, skal begrundelsen angive de hovedhensyn, som har været bestemmende for skønnet.

Det kan eksempelvis være relevant, hvis kommunen har vurderet:

• hvor omfattende et støttebehov er,
• hvilken hjælp der er tilstrækkelig,
• hvilken løsning der bedst dækker behovet,
• eller om en bestemt undtagelse skal anvendes.

Kommunen behøver ikke gengive enhver intern overvejelse.

Men du skal kunne forstå de vigtigste hensyn, der førte til resultatet.

Hvad hvis afgørelsen ikke forholder sig til dine oplysninger?

Kommunen skal ikke nødvendigvis kommentere hvert enkelt argument eller hvert dokument i sagen.

Men en begrundelse skal i en vis udstrækning forholde sig til relevante synspunkter, som du har gjort gældende.

Det gælder især argumenter, som:

• kan have betydning for resultatet,
• ikke er åbenbart irrelevante,
• eller har særlig betydning i en indgribende sag.

Hvis du eksempelvis har sendt et centralt lægeligt dokument eller peget på en konkret faktisk fejl, og afgørelsen slet ikke viser, om kommunen har forholdt sig til det, kan det være relevant at undersøge begrundelsen nærmere.

Det betyder ikke automatisk, at afgørelsen er ugyldig.

Problemet kan også handle om utilstrækkelig sagsoplysning eller om, at et relevant synspunkt ikke er håndteret tilstrækkeligt.

Må kommunen bruge en standardbegrundelse?

Ja.

Det er ikke i sig selv ulovligt at bruge standardskabeloner eller automatiserede formuleringer.

Men standardteksten skal stadig opfylde kravene til begrundelsen i den konkrete sag.

Den skal derfor stadig gøre det muligt at forstå:

• hvilke regler der er anvendt,
• hvilke relevante fakta der er lagt vægt på,
• og hvorfor vurderingen førte til netop dette resultat.

En standardsætning som:

“Efter en konkret og individuel vurdering vurderer kommunen, at betingelserne ikke er opfyldt”

er ikke nødvendigvis tilstrækkelig, hvis du ikke samtidig kan se, hvad den konkrete vurdering faktisk består i.

Hvad hvis du kun får delvist medhold?

Forvaltningslovens undtagelse gælder, når du får fuldt ud medhold.

Hvis du har søgt om én ting og får præcis det hele, kræver § 22 ikke i sig selv en begrundelse.

Men hvis du eksempelvis:

• søger 15 timers støtte og får 5,
• søger én støtteform og får en anden,
• søger hjælp uden tidsbegrænsning og kun får en midlertidig bevilling,
• eller får medhold i nogle, men ikke alle dele,

har du ikke nødvendigvis fået fuldt ud medhold.

Afgørelsen skal da vurderes efter begrundelsesreglerne.

Skal afgørelsen indeholde klagevejledning?

Hvis en skriftlig afgørelse kan påklages til en anden forvaltningsmyndighed, skal den som udgangspunkt ledsages af en klagevejledning, medmindre du får fuldt ud medhold.

Klagevejledningen skal blandt andet fortælle:

• hvor du skal klage,
• hvordan du skal klage,
• og hvilken klagefrist der eventuelt gælder.

Det betyder ikke, at enhver offentlig afgørelse kan klages administrativt.

På nogle områder findes der ingen højere administrativ klageinstans.

Det afgørende er derfor først, om den konkrete afgørelse faktisk kan påklages.

Læs også:

Klage over en afgørelse.

Hvad hvis klagevejledningen mangler eller er forkert?

Manglende eller forkert klagevejledning betyder ikke automatisk, at selve afgørelsen er ugyldig.

Fejlen kan derimod få stor betydning for klagefristen.

Hvis en myndighed eksempelvis helt undlader den påkrævede klagevejledning eller giver urigtige oplysninger om fristen, kan det betyde, at en klage ikke kan afvises som for sen på samme måde som ellers.

Det afhænger af den konkrete fejl og dens betydning.

Hvis du opdager en fejl i klagevejledningen, bør du derfor ikke bare lade tiden gå.

Indgiv klagen så hurtigt som muligt og gør samtidig opmærksom på fejlen.

Hvad hvis begrundelsen mangler eller er for dårlig?

En manglende eller væsentligt mangelfuld begrundelse kan være en sagsbehandlingsfejl.

I nogle tilfælde kan fejlen være så alvorlig og konkret væsentlig, at den får betydning for afgørelsens gyldighed.

Men der findes ikke en regel om, at enhver fejl i begrundelsen automatisk gør afgørelsen ugyldig.

En væsentlig begrundelsesmangel kan også få betydning for klagefristen, hvis manglen har gjort det vanskeligere for dig at vurdere, om du skulle klage.

Du bør ikke gå ud fra, at klagefristen derfor automatisk er sat på pause.

Hvis fristen nærmer sig, er den sikre fremgangsmåde normalt at klage rettidigt og samtidig anføre, at afgørelsen efter din opfattelse mangler en tilstrækkelig begrundelse.

Sådan kan du kontrollere din afgørelse

Når du læser afgørelsen, kan du stille fem spørgsmål:

1. Hvad har kommunen konkret besluttet?
2. Hvilke regler har kommunen brugt?
3. Hvilke faktiske oplysninger har kommunen især lagt vægt på?
4. Hvilken konkret vurdering førte fra reglerne og oplysningerne til resultatet?
5. Fremgår det, hvordan og hvornår du kan klage, hvis der er administrativ klageadgang?

Hvis du ikke kan besvare et eller flere af spørgsmålene efter at have læst afgørelsen, kan det være et tegn på, at du bør få afgørelsen eller begrundelsen afklaret.

Hvis oplysningerne i afgørelsen er forkerte

Hvis kommunen har lagt faktiske oplysninger til grund, som du mener er forkerte, er det vigtigt at skelne mellem:

• en dårlig begrundelse,
• og et forkert eller utilstrækkeligt oplyst afgørelsesgrundlag.

Du kan bede om aktindsigt for at se, hvilke dokumenter og oplysninger kommunen har brugt.

Hvis kommunen brugte væsentlige ugunstige oplysninger før afgørelsen, som du ikke kendte til i sagen, kan reglerne om partshøring også være relevante.

Hvis du vil klage over afgørelsen

En god klage tager ofte udgangspunkt i selve afgørelsens begrundelse.

Se efter:

• hvilken betingelse kommunen mener ikke er opfyldt,
• hvilke fakta kommunen har lagt vægt på,
• om relevante oplysninger mangler,
• om kommunen har misforstået noget,
• og om begrundelsen faktisk forklarer det resultat, der er truffet.

Læs den generelle guide:

Klage over en afgørelse.