Notatpligt: Hvad skal kommunen skrive ned i din sag?
Du kan have haft en vigtig telefonsamtale med kommunen eller forklaret noget afgørende på et møde – og bagefter opdage, at oplysningen ikke ser ud til at fremgå af sagen.
Myndigheden skal ikke skrive et ordret referat af enhver samtale. Men i en sag, hvor der skal træffes afgørelse, gælder der regler om, hvilke oplysninger og sagsskridt der skal dokumenteres.
Det kaldes notatpligt.
Journalisering er tæt forbundet med notatpligten, men er ikke det samme. Notatpligten handler om at få bestemte oplysninger og hændelser dokumenteret. Journalisering handler om at registrere eksisterende dokumenter og knytte dem til sagen, så de kan findes igen.
Sådan er reglerne kort fortalt
Hvis en offentlig myndighed skal træffe en afgørelse i din sag, skal den efter offentlighedslovens § 13 snarest muligt notere bestemte oplysninger, som den modtager mundtligt eller på anden måde.
Det gælder navnlig oplysninger om sagens faktiske grundlag og eksterne faglige vurderinger, som har betydning for afgørelsen, hvis oplysningerne ikke allerede fremgår af sagens dokumenter.
Myndigheden skal også notere væsentlige sagsekspeditionsskridt, som ellers ikke kan ses af sagen.
Det betyder ikke, at du har krav på et ordret referat af ethvert møde eller enhver telefonsamtale.
Journalisering er en anden regel. Den handler blandt andet om, at relevante dokumenter, som myndigheden modtager eller sender, skal registreres på en måde, så de kan findes igen. Det samme gælder inden for offentlighedslovens regler for interne dokumenter, der foreligger i endelig form.
Hvis en vigtig oplysning mangler eller er gengivet forkert, kan du gøre myndigheden skriftligt opmærksom på det og bede om, at din bemærkning bliver lagt på sagen.
Hvornår har kommunen notatpligt?
Den lovbestemte notatpligt i offentlighedslovens § 13 gælder i sager, hvor en offentlig myndighed skal træffe en afgørelse.
Det kan for eksempel være en sag, hvor du har søgt kommunen om støtte, og kommunen skal tage stilling til, om betingelserne er opfyldt.
Hvis en sagsbehandler under et møde eller en telefonsamtale får en ny oplysning om sagens faktiske forhold, som har betydning for afgørelsen, kan oplysningen derfor skulle noteres.
Det samme kan gælde en ekstern faglig vurdering, som myndigheden modtager mundtligt.
Pligten gælder ikke, hvis oplysningen eller vurderingen allerede fremgår af sagens dokumenter.
Ikke alle offentlige forløb er afgørelsessager
Der foregår også meget offentlig sagsbehandling, som ikke er en egentlig afgørelsessag.
Her gælder offentlighedslovens § 13 ikke nødvendigvis direkte. Der kan imidlertid efter omstændighederne gælde en ulovbestemt notatpligt, og god forvaltningsskik kan også betyde, at myndigheden bør dokumentere væsentlige forhold.
Man bør derfor være forsigtig med at slutte, at en offentlig myndighed aldrig skal dokumentere noget, blot fordi forløbet ikke ender med en formel afgørelse.
Hvilke oplysninger skal skrives ned?
Notatpligten handler ikke om alt, der bliver sagt.
I en afgørelsessag er tre kategorier særligt centrale:
Oplysninger om sagens faktiske grundlag
Det kan være konkrete oplysninger om, hvad der er sket, hvordan en person fungerer i hverdagen, hvilke hændelser der har fundet sted, eller andre faktiske forhold, som kan få betydning for afgørelsen.
Hvis du for eksempel fortæller kommunen noget nyt og væsentligt om dit barns støttebehov eller om, hvordan dit handicap påvirker bestemte daglige funktioner, kan det være oplysninger om sagens faktiske grundlag.
Det afgørende er ikke alene, hvem oplysningen kommer fra. Oplysninger, du selv giver mundtligt, kan også være omfattet.
Eksterne faglige vurderinger
Notatpligten kan også omfatte eksterne faglige vurderinger om sagens faktiske eller bevismæssige grundlag.
Det kan eksempelvis være en relevant faglig vurdering fra en ekstern fagperson, hvis myndigheden modtager den mundtligt, og den har betydning for afgørelsen.
Væsentlige sagsekspeditionsskridt
Myndigheden skal også dokumentere væsentlige skridt i sagsbehandlingen, hvis de ikke allerede fremgår af sagens dokumenter.
Formålet er blandt andet, at man bagefter skal kunne se, hvad der faktisk skete under sagens behandling.
Hvad behøver ikke nødvendigvis at blive noteret?
Notatpligten er ikke en pligt til at skrive alt ned.
Rene interne overvejelser og argumenter om, hvordan myndigheden bør afgøre sagen, er ikke det samme som oplysninger om sagens faktiske grundlag.
Der er også forskel på en ny faktisk oplysning og en ren holdning.
Hvis du eksempelvis siger:
“Jeg mener, at kommunen bør give mig medhold”
er det først og fremmest et standpunkt om resultatet.
Hvis du derimod samtidig fortæller om nye konkrete forhold, som kan have betydning for vurderingen, kan de faktiske oplysninger være omfattet af notatpligten.
Møder og telefonsamtaler
Notatpligten har særlig praktisk betydning ved mundtlig kontakt.
Du kan for eksempel have:
- talt med din sagsbehandler i telefonen,
- deltaget i et møde med kommunen,
- givet nye oplysninger om dit barn,
- forklaret en ændring i din funktionsevne,
- korrigeret en tidligere faktisk oplysning,
- eller fået oplyst, at myndigheden har foretaget et væsentligt skridt i sagen.
Hvis oplysningerne er omfattet af notatpligten og ikke allerede fremgår af sagen, skal myndigheden snarest muligt dokumentere dem.
Det betyder ikke nødvendigvis, at sagsbehandleren skal skrive dine formuleringer ord for ord.
Notatet skal derimod være tilstrækkeligt til, at det relevante indhold kan dokumenteres.
Skal kommunen skrive et referat efter et møde?
Ikke nødvendigvis.
Der findes ikke en almindelig regel om, at kommunen skal udarbejde og sende dig et formelt referat efter ethvert møde.
Det er derfor vigtigt at skelne mellem:
Et møde- eller beslutningsreferat, som gengiver et møde i en bestemt form,
og
notatpligten, som kræver, at bestemte relevante oplysninger og væsentlige sagsskridt bliver dokumenteret.
Et kort notat kan derfor opfylde notatpligten uden at være et fuldt referat.
Omvendt løser et dokument med overskriften “referat” ikke problemet, hvis væsentlige oplysninger, som skulle dokumenteres, faktisk er udeladt.
Hvis du vil forberede dig til et møde eller vide mere om referater, bisidder og opfølgning, kan du læse guiden om møde med kommunen.
Hvornår skal notatet laves?
Offentlighedslovens § 13 bruger formuleringen “snarest muligt”.
Det hænger blandt andet sammen med, at dokumentationen bliver mindre sikker, hvis der går lang tid, før en mundtlig oplysning bliver skrevet ned.
Der gælder derfor ikke en generel regel om, at ethvert notat skal være skrevet inden for et bestemt antal kalenderdage. Men myndigheden bør ikke unødigt udskyde dokumentationen.
Notatpligt og journalisering er ikke det samme
Begreberne bruges ofte sammen, men juridisk er de forskellige.
Notatpligt
Notatpligten kan betyde, at myndigheden skal skabe dokumentation, som ellers ikke fandtes.
Eksempel:
Du giver en væsentlig ny oplysning i telefonen. Oplysningen findes ikke i sagen. Sagsbehandleren kan derfor skulle lave et notat om den.
Journalisering
Journalisering handler om at registrere et dokument, der allerede eksisterer, så det bliver knyttet til sagen og kan findes igen.
Når myndigheden har lavet et endeligt notat om din telefonsamtale, kan næste spørgsmål derfor være, om notatet skal journaliseres.
De to pligter supplerer hinanden, men de bør ikke blandes sammen.
Den lovbestemte journaliseringspligt gælder ikke ens for alle kommunale enheder
Offentlighedslovens § 15 gælder direkte for statslige forvaltningsmyndigheder og for kommunale og regionale enheder, der hører til centralforvaltningen.
Visse organisatorisk adskilte kommunale institutioner, eksempelvis kommunale skoler, kan falde uden for den direkte lovbestemte journaliseringspligt efter § 15.
Det betyder ikke, at de frit kan undlade at holde orden på administrative sager. Når sådanne enheder udfører traditionel administrativ virksomhed, kan journalisering følge af principperne om god forvaltningsskik eller af andre regler.
Hvilke dokumenter kan skulle journaliseres?
Inden for offentlighedslovens § 15 omfatter journaliseringspligten blandt andet relevante dokumenter, som myndigheden har modtaget eller afsendt som led i administrativ sagsbehandling.
Det kan eksempelvis være:
- din ansøgning,
- din klage,
- en partshøring,
- dit svar på en partshøring,
- relevant dokumentation, du sender til kommunen,
- myndighedens brev til dig,
- eller relevante oplysninger modtaget fra andre.
Interne dokumenter kan også være omfattet, når de foreligger i endelig form.
Ikke enhver praktisk besked skal nødvendigvis journaliseres. En ren besked om eksempelvis flytning af et mødelokale kan have en helt anden karakter end en e-mail med væsentlige oplysninger om selve sagen.
Hvad med e-mails og sms’er?
Det er ikke mediet, der i sig selv afgør spørgsmålet.
En e-mail kan være et dokument i sagen. Det kan en sms også.
Hvis beskeden er et dokument i offentlighedslovens forstand og har betydning for sagen eller sagsbehandlingen, kan den være omfattet af journaliseringspligten.
Helt uformelle eller praktiske beskeder kan derimod efter omstændighederne falde uden for.
Det er derfor ikke korrekt at antage, at en oplysning kan holdes uden for sagen alene ved at kommunikere den på sms eller e-mail.
Hvor hurtigt skal et dokument journaliseres?
Når et modtaget eller afsendt dokument er omfattet af den lovbestemte journaliseringspligt, skal det efter offentlighedsloven journaliseres “snarest muligt”.
Folketingets Ombudsmand har i sin praksis angivet, at almindelige papirbaserede breve normalt bør være journaliseret inden for 3-4 arbejdsdage, mens e-mails almindeligvis bør være journaliseret senest 7 arbejdsdage efter modtagelsen eller afsendelsen.
Det er administrative udgangspunkter fra ombudsmandspraksis – ikke selvstændige lovbestemte absolutte frister, som gælder uden undtagelser.
Hvad med interne notater?
At et dokument er internt, betyder ikke automatisk, at det er uden betydning for reglerne om dokumentation.
Interne dokumenter i endelig form er omfattet af journaliseringsreglen i offentlighedslovens § 15 inden for bestemmelsens anvendelsesområde.
Et andet spørgsmål er, om du har ret til at få selve dokumentet udleveret.
Reglerne om interne dokumenter, ekstrahering og partsaktindsigt har deres egne betingelser. Hvis dit problem er, om du kan få adgang til materialet, kan du læse guiden om aktindsigt i din sag.
Hvad gør du, hvis en vigtig oplysning mangler?
Hvis du har fået aktindsigt eller et mødenotat og kan se, at en væsentlig oplysning mangler, er det ofte bedst først at gøre problemet konkret.
Du kan skrive til myndigheden og oplyse:
- hvilken samtale eller hvilket møde det handler om,
- datoen, hvis du kender den,
- hvilken relevant oplysning du gav,
- hvorfor du mener, at den har betydning for sagen,
- og hvordan du mener, at sagen bør korrigeres eller suppleres.
Du behøver ikke begynde med at konkludere, at myndigheden har “brudt loven”.
Det vigtigste er ofte først at få det korrekte faktiske grundlag ind i sagen, mens den stadig behandles.
Du kan eksempelvis skrive:
“På vores møde den [dato] oplyste jeg også, at [konkret faktum]. Jeg kan ikke se, at oplysningen fremgår af materialet. Jeg beder derfor om, at denne bemærkning lægges på sagen og indgår i den videre behandling.”
På den måde bliver din egen korrigerende oplysning dokumenteret skriftligt.
Hvad hvis notatet er forkert?
Et myndighedsnotat behøver ikke være et referat, som du skal godkende.
Du kan derfor ikke nødvendigvis kræve, at myndigheden erstatter sit eget notat med din version.
Men hvis notatet efter din opfattelse indeholder en faktuel fejl, bør du reagere konkret og skriftligt.
Angiv:
- hvad der står,
- hvad du mener er forkert,
- hvad du mener er det korrekte faktum,
- og eventuel dokumentation.
Det kan være vigtigt senere, fordi din indsigelse så selv bliver en del af sagens materiale.
Brug aktindsigt til at kontrollere sagen
Notatpligt og aktindsigt hænger praktisk tæt sammen, men juridisk er de forskellige.
Aktindsigt kan vise dig, hvad der findes i sagen.
Notatpligten handler blandt andet om, hvad myndigheden burde have dokumenteret.
Hvis du derfor får aktindsigt og opdager, at en vigtig telefonsamtale, et møde eller et væsentligt sagsskridt slet ikke fremgår, kan spørgsmålet være notatpligt – ikke blot om aktindsigten var fuldstændig.
Læs mere i guiden om aktindsigt i din sag.
Hvad kan manglende notat eller journalisering betyde?
En dokumentationsfejl betyder ikke automatisk, at en afgørelse er ugyldig eller bortfalder.
Betydningen afhænger af den konkrete fejl og dens betydning for sagen.
Manglende notater kan blandt andet gøre det vanskeligere at dokumentere:
- hvilke oplysninger myndigheden havde,
- hvad der blev sagt,
- hvilke skridt myndigheden foretog,
- og hvilket faktisk grundlag afgørelsen hvilede på.
Folketingets Ombudsmand har peget på, at en tilsidesættelse af notatpligten efter omstændighederne kan få bevismæssig betydning og medføre processuel skadevirkning for myndigheden. Det kan eksempelvis spille en rolle, hvis der senere opstår uenighed om, hvad der faktisk skete.
En dokumentationsmangel kan også hænge sammen med andre fejl. Hvis en væsentlig oplysning aldrig kom korrekt ind i sagen, kan spørgsmålet eksempelvis være, om sagen var tilstrækkeligt oplyst, eller om relevante oplysninger blev inddraget, inden afgørelsen blev truffet.
Det er derfor bedre at undersøge den konkrete betydning af fejlen end automatisk at konkludere, at enhver manglende journalføring gør en afgørelse ugyldig.
Hvis journalen selv er misvisende
Dokumentationen skal ikke alene eksistere. Den skal også give et retvisende billede af sagsforløbet.
Folketingets Ombudsmand behandlede i 2026 en sag om et kommunalt it-system på børne- og ungeområdet, hvor automatisk genererede aktiviteter kunne give indtryk af, at bestemte sagsbehandlingsskridt var gennemført på andre tidspunkter end de faktisk var.
Sagen illustrerer, at et journalsystem ikke må skabe et misvisende billede af, hvad myndigheden reelt har foretaget sig.
Tre praktiske skridt, hvis du mener, der mangler noget
1. Få overblik over sagen
Bed om aktindsigt, hvis du ikke allerede har materialet.
2. Beskriv den manglende eller forkerte oplysning præcist
Henvis til dato, møde eller telefonsamtale og skriv, hvad du mener mangler.
3. Få din korrektion ind skriftligt
Send den via en kanal, hvor du kan dokumentere henvendelsen, og bed om, at den indgår i sagen.
Hvis myndigheden senere skal træffe afgørelse, er det ofte vigtigere at få det faktiske grundlag rettet i tide end kun at diskutere, hvem der begik dokumentationsfejlen.
Ofte stillede spørgsmål
Skal kommunen skrive alt ned, jeg siger?
Nej. Notatpligten omfatter ikke enhver bemærkning. I en afgørelsessag er det navnlig relevante oplysninger om sagens faktiske grundlag, eksterne faglige vurderinger og væsentlige sagsekspeditionsskridt, som ikke allerede fremgår af sagen.
Skal kommunen skrive referat efter hvert møde?
Nej. Der findes ikke en almindelig regel om et formelt, ordret referat efter ethvert kommunalt møde. Men bestemte væsentlige oplysninger og sagsskridt kan være omfattet af notatpligten.
Gælder notatpligten ved telefonsamtaler?
Ja, mundtlige oplysninger i en telefonsamtale kan være omfattet, hvis de øvrige betingelser for notatpligt er opfyldt.
Skal mine egne mundtlige oplysninger skrives ned?
De kan skulle noteres, hvis de handler om sagens faktiske grundlag, har betydning for afgørelsen og ikke allerede fremgår af sagens dokumenter.
Er notatpligt og journalisering det samme?
Nej. Notatpligt kan kræve, at myndigheden skaber et notat om oplysninger eller sagsskridt. Journalisering handler om registrering af dokumenter, der eksisterer.
Har jeg krav på at se notatet?
Det afgøres efter reglerne om aktindsigt. At et notat eksisterer, og om du har ret til at få det udleveret helt eller delvist, er to forskellige juridiske spørgsmål.
Bliver afgørelsen ugyldig, hvis kommunen har glemt et notat?
Ikke automatisk. Fejlen kan have bevismæssig eller processuel betydning, og den kan indgå i vurderingen af andre sagsbehandlingsfejl, men konsekvensen beror på den konkrete sag.
Er vigtige oplysninger fra dit møde ikke kommet med i sagen?
Hvis en væsentlig oplysning mangler, eller sagen gengiver et vigtigt forløb anderledes, end du mener det skete, kan det være vigtigt at få afklaret både dokumentationen og betydningen for den videre sag.
Retsgrundlag og kilder
Centrale retskilder og officielle faglige kilder:
- Offentlighedsloven, lovbekendtgørelse nr. 145 af 24. februar 2020, navnlig §§ 13 og 15, med senere ændringer.
- Folketingets Ombudsmand, Myndighedsguiden, overblik #2 om notatpligt, senest opdateret 14. september 2026.
- Folketingets Ombudsmand, Myndighedsguiden, overblik #7 om journalisering, senest opdateret 14. september 2026.
- Folketingets Ombudsmand, FOB 2018-28 om mangelfuld notat- og journaliseringspraksis i en skole- og kommunesag.
- Folketingets Ombudsmand, FOB 2020-45 om journalisering af interne notater.
- Folketingets Ombudsmand, FOB 2026-8, inddraget i Ombudsmandens aktuelle praksis om oplysninger om en sags faktiske grundlag.
- Folketingets Ombudsmand, 27. marts 2026, om retvisende registreringer i kommunalt it-system på børne- og ungeområdet.