Møde med kommunen: sådan forbereder du dig

Før mødet: få styr på formålet

Du får mere ud af mødet, hvis du på forhånd ved, hvad kommunen ønsker at drøfte, og hvad du selv gerne vil have afklaret.

Læs mødeindkaldelsen grundigt. Hvis formålet ikke er tydeligt, kan du kontakte kommunen og spørge.

Hvis du har brug for at se, hvilket materiale kommunen har i sagen, kan du bed om aktindsigt i sagen.

Det kan blandt andet være relevant at spørge:

• Hvad er formålet med mødet?
• Hvilke spørgsmål skal vi tale om?
• Hvem deltager fra kommunen?
• Deltager andre fagpersoner?
• Er der materiale, jeg bør læse inden mødet?
• Skal jeg selv sende eller medbringe noget?
• Skal der træffes en afgørelse, eller er mødet et led i at oplyse sagen?

Du har ikke efter de almindelige forvaltningsretlige regler krav på en formel dagsorden til ethvert møde. Men det kan være en god idé at bede om at få emnerne på skrift, hvis de ikke fremgår af indkaldelsen.

Skriv også dine egne vigtigste spørgsmål ned. Det er ofte lettere end at forsøge at huske dem, mens mødet er i gang.

Skal du møde op?

Der findes ikke én regel om mødepligt, som gælder ved alle møder med kommunen.

Nogle møder er tilbud om dialog. I andre sager kan din personlige medvirken være nødvendig, og på visse områder findes der særlige regler om deltagelse, medvirken eller konsekvenser ved udeblivelse.

Hvis du ikke kan deltage på det tidspunkt eller på den måde, kommunen har indkaldt dig til, bør du derfor ikke bare udeblive.

Kontakt kommunen og spørg:

• om mødet kan flyttes,
• om det kan holdes telefonisk eller digitalt,
• om din personlige deltagelse er nødvendig,
• og hvilke konsekvenser det eventuelt kan få, hvis du ikke deltager.

Det er især vigtigt, hvis indkaldelsen selv siger, at der er mødepligt eller beskriver konsekvenser ved udeblivelse.

Hvem må du tage med til mødet?

Du behøver som udgangspunkt ikke stå alene i et møde om din sag.

Hvis du er part i en afgørelsessag, følger det af forvaltningslovens § 8, at du som udgangspunkt kan lade dig bistå eller repræsentere af andre.

Der er dog forskel på en bisidder og en partsrepræsentant.

Bisidder

En bisidder er med for at støtte dig.

Det kan for eksempel være:

• et familiemedlem,
• en ven,
• en person fra en relevant organisation,
• en socialrådgiver,
• en jurist,
• eller en advokat.

Bisidderen kan blandt andet hjælpe dig med at lytte, tage noter, huske dine spørgsmål og samle op bagefter.

En bisidder overtager ikke automatisk din sag eller dine partsrettigheder.

Partsrepræsentant

En partsrepræsentant handler på dine vegne inden for rammerne af den bemyndigelse, du har givet.

Det betyder typisk, at kommunen skal kommunikere med repræsentanten om de dele af sagen, som repræsentationen omfatter.

Kommunen kan bede om dokumentation for fuldmagten eller bemyndigelsen.

Selv om du har en partsrepræsentant, kan kommunen i nogle situationer kræve, at du selv medvirker personligt, hvis det har betydning for afgørelsen.

Kan du tage en advokat eller jurist med?

Ja. En advokat eller jurist kan efter omstændighederne være med som bisidder eller som partsrepræsentant.

Det vigtige er derfor ikke kun, hvem personen er, men også hvilken rolle personen skal have.

Hvis personen skal føre sagen eller kommunikere med kommunen på dine vegne, bør det være tydeligt, at der er tale om partsrepræsentation, og hvad fuldmagten omfatter.

Hvis du er i tvivl om, om personen kun skal støtte dig på mødet eller repræsentere dig i hele eller dele af sagen, kan du læse guiden om bisidder og partsrepræsentant.

Under mødet: hold fast i fakta og næste skridt

Et møde behøver ikke blive en diskussion om alle problemer i sagen på én gang.

Forsøg at holde fast i tre ting:

1. Hvad ved kommunen allerede?
2. Hvilke oplysninger mangler kommunen?
3. Hvad skal konkret ske efter mødet?

Hvis du ikke forstår et udtryk, en vurdering eller et næste skridt, så bed om at få det forklaret.

Kommunen har en vejledningspligt, men det er stadig en fordel at sige tydeligt til, når noget er uklart.

Spørg, hvem der har hvilken rolle

Der kan sidde flere personer fra kommunen eller andre fagområder omkring bordet.

Den medarbejder, der taler mest under mødet, er ikke nødvendigvis den person, der juridisk skal træffe afgørelsen.

Hvis det er uklart, kan du derfor spørge:

• Hvilken rolle har de enkelte deltagere?
• Hvem behandler min sag efter mødet?
• Hvem træffer den eventuelle afgørelse?
• Skal sagen forbi en leder, et team eller en anden afdeling?

Det kan gøre det lettere at forstå, hvad der faktisk bliver besluttet på mødet, og hvad der kun bliver drøftet.

Hvis der kommer nye oplysninger

Møder bruges ofte til at oplyse en sag.

Der kan derfor komme oplysninger frem, som kommunen ikke havde tidligere – både fra dig, kommunen og andre deltagere.

Hvis du er uenig i en vigtig faktuel oplysning, bør du sige det tydeligt og forklare hvorfor.

Du behøver ikke nødvendigvis kunne dokumentere eller kommentere alt på stedet. Hvis noget nyt kræver, at du undersøger sagen nærmere, kan du bede om mulighed for at vende tilbage skriftligt.

I nogle situationer kan reglerne om partshøring betyde, at kommunen skal give dig mulighed for at kommentere oplysninger eller faglige vurderinger, før der træffes afgørelse.

Hvis noget faktuelt er forkert

Det kan være en adresse, et hændelsesforløb, oplysninger om dit barn, dit funktionsniveau, tidligere støtte eller noget andet.

Sig så konkret som muligt:

“Det er jeg ikke enig i. Jeg mener, at det korrekte er …”

Hvis uenigheden er vigtig for sagen, kan du også følge op skriftligt efter mødet.

Det gør din position tydelig og mindsker risikoen for, at en faktuel misforståelse bliver stående uimodsagt.

Må du optage mødet med kommunen?

Der er en vigtig forskel mellem, om det er strafbart at lave en optagelse, og om du har ret til at kræve, at et kommunalt møde bliver gennemført, mens du optager det.

Straffelovens regler om hemmelig aflytning betyder ikke generelt, at du begår den bestemmelsesovertrædelse ved at optage en samtale, som du selv deltager i.

Men det giver dig ikke en ubetinget ret til at optage møder med kommunen.

Folketingets Ombudsmand har fastslået, at myndigheder som udgangspunkt selv kan fastlægge rammerne for de møder, de afholder. Hvis kommunen begrænser din mulighed for at optage, skal begrænsningen være sagligt begrundet.

Dine personlige forhold kan have betydning. Hvis du eksempelvis har svært ved at huske, forstå eller fastholde information fra mødet, kan det efter omstændighederne tale for, at kommunen bør acceptere en lydoptagelse.

Hvis du ønsker at optage, er den praktisk sikreste fremgangsmåde derfor normalt at sige det på forhånd eller ved mødets begyndelse og forklare, hvorfor det hjælper dig.

At optage en samtale og at offentliggøre eller dele optagelsen er ikke det samme juridiske spørgsmål. Andre regler kan blive relevante, hvis en optagelse senere offentliggøres eller videregives.

Skal kommunen skrive referat?

Ikke nødvendigvis.

Der findes ikke en almindelig regel om, at kommunen efter ethvert møde skal udarbejde et formelt referat og sende det til dig.

Det betyder imidlertid ikke, at vigtige mundtlige oplysninger bare kan forsvinde fra sagen.

Kommunens notatpligt

I sager, hvor der vil blive truffet afgørelse, har kommunen efter offentlighedslovens § 13 pligt til at notere bestemte mundtlige oplysninger om sagens faktiske grundlag og eksterne faglige vurderinger, når de har betydning for afgørelsen og ikke allerede fremgår af sagen.

Kommunen skal også dokumentere væsentlige sagsekspeditionsskridt, som ikke allerede fremgår af sagens dokumenter.

Et sådant notat behøver ikke være et ordret referat af hele mødet. Læs mere om kommunens notatpligt og journalisering.

Du kan bede kommunen om at få det mødenotat eller referat, der er blevet lagt på din sag. Hvis du har behov for bredere adgang til dokumenterne, kan du bede om aktindsigt.

Hvis du er uenig i det, kommunen har skrevet

Et kommunalt mødenotat er ikke nødvendigvis noget, begge parter skal være enige om.

Hvis du mener, at en væsentlig oplysning er gengivet faktuelt forkert, kan du skrive til kommunen og forklare:

• hvilken oplysning du er uenig i,
• hvad du mener er korrekt,
• og eventuelt hvilken dokumentation der støtter din version.

Så bliver din indsigelse en del af den videre sagsbehandling.

Kan kommunen træffe afgørelse på mødet?

Ja, det kan efter omstændighederne ske.

Et mundtligt svar er derfor ikke automatisk juridisk uden betydning.

Men du bør få afklaret, om det kommunen siger, faktisk er en afgørelse, eller om der alene er tale om vejledning, en foreløbig vurdering eller et næste skridt i sagsbehandlingen.

Hvis kommunen meddeler dig en afgørelse mundtligt, som ikke giver dig fuldt medhold, giver forvaltningslovens almindelige regler mulighed for at bede om en skriftlig begrundelse efter reglerne i § 23.

Der kan desuden gælde særlige krav om skriftlighed eller klagevejledning på det konkrete område.

Hvis du er i tvivl, kan du derfor spørge:

“Er det, du lige har sagt, kommunens afgørelse i sagen?”

og derefter:

“Kan jeg få afgørelsen og begrundelsen skriftligt?”

Efter mødet: få styr på, hvad der skal ske nu

Brug nogle minutter efter mødet på at skrive ned, hvad du opfattede som resultatet.

Få især styr på:

• Hvad blev aftalt?
• Skal du sende noget?
• Skal kommunen indhente noget?
• Hvem gør hvad?
• Er der sat en frist?
• Kom der nye oplysninger frem?
• Er der noget, du er uenig i?
• Skal der træffes en afgørelse?
• Hvornår hører du næste gang fra kommunen?

Hvis noget vigtigt er uklart, kan du sende en kort besked til kommunen.

For eksempel:

“Tak for mødet. Jeg har forstået, at kommunen nu indhenter X, at jeg sender Y senest den 5. september, og at sagen derefter vurderes igen. Hvis jeg har misforstået noget, må I gerne korrigere mig.”

Det er ikke nødvendigt efter ethvert møde. Men i en kompliceret sag kan en kort skriftlig opsamling forebygge senere uenighed om, hvad der blev aftalt.

Hvis du efter mødet opdager fejl i sagens oplysninger, kan du også sende dine rettelser og relevant dokumentation.

Har kommunen truffet en afgørelse, skal du i stedet være opmærksom på begrundelsen og en eventuel klagefrist.

Har kommunen allerede truffet en afgørelse, du er uenig i, kan du læse mere om, hvordan du klager over en afgørelse.

Din sag i systemet giver et samlet overblik over sagsgangen. Hvis mødet følger efter en bekymringshenvendelse om et barn, kan du også læse vores guide til underretninger.